Cara Menggunakan Fitur Persetujuan (Approval) di Software Accurate Online

Ketika sebuah bisnis atau UKM mulai berkembang dan memiliki banyak karyawan, mengontrol setiap transaksi yang diinput menjadi tantangan tersendiri. Pemilik bisnis atau manajer keuangan tidak lagi bisa mengawasi gerak-gerik operasional setiap saat. Tanpa adanya sistem pengawasan yang ketat, risiko kesalahan input data (human error) hingga tindakan kecurangan (fraud) dari oknum karyawan bisa saja terjadi.

Untuk mengatasi masalah tersebut, salah satu solusi terbaik adalah dengan menerapkan sistem Approval atau validasi bertingkat. Beruntung bagi Anda pengguna Accurate Online, karena software akuntansi berbasis cloud ini sudah dilengkapi dengan fitur Persetujuan (Approval Transaksi).

Lantas, bagaimana cara menggunakan persetujuan di software Accurate Online dan mengapa fitur ini sangat krusial untuk mengamankan keuangan perusahaan Anda? Mari kita bahas secara mendalam.

Baca juga: Tampilan Modul Accurate Online

Mengapa Bisnis Anda Membutuhkan Fitur Persetujuan?

Fitur Persetujuan dirancang untuk memberikan kendali penuh kepada manajemen atas transaksi-transaksi penting yang dibuat oleh staf operasional. Sebelum dokumen tersebut disetujui oleh pihak yang berwenang, nilai transaksi tidak akan memengaruhi laporan keuangan atau kartu stok persediaan.

Beberapa keuntungan utama mengaktifkan fitur ini antara lain:

  1. Meminimalisir Kesalahan: Menghindari salah ketik nominal angka atau kuantitas barang sebelum faktur resmi diterbitkan ke pelanggan atau vendor.

  2. Pencegahan Fraud: Memastikan setiap diskon penjualan yang besar atau pengeluaran kas bernilai tinggi harus mendapatkan lampu hijau dari atasan terlebih dahulu.

  3. Pemberian Wewenang yang Jelas: Mempertegas batasan kerja antara staf pencatat data dan manajer pengambil keputusan.

Baca juga: Harga Accurate Desktop Offline 

Langkah Menggunakan Persetujuan di Software Accurate Online

Penerapan sistem approval di Accurate Online melibatkan dua tahapan utama, yaitu mengaktifkan fitur di menu pengaturan dan menentukan siapa saja pengguna yang berhak memberikan persetujuan.

Langkah 1: Mengaktifkan Fitur Persetujuan

  1. Masuk ke database Accurate Online Anda menggunakan akun berlevel Administrator.

  2. Buka modul Pengaturan > Preferences (Pengaturan).

  3. Pilih menu Fitur, lalu cari bagian Persetujuan.

  4. Berikan tanda centang ($\checkmark$) pada opsi Menggunakan Persetujuan untuk mengaktifkan fungsi ini secara global di dalam sistem.

  5. Klik Simpan.

Langkah 2: Mengatur Aturan Persetujuan (Approval Rule)

Setelah fiturnya aktif, Anda harus menentukan dokumen apa saja yang membutuhkan persetujuan dan siapa yang bertindak sebagai approver.

  1. Buka modul Perusahaan > Persetujuan.

  2. Klik tombol tambah atau buat aturan baru.

  3. Tentukan jenis transaksi yang ingin dibatasi (misalnya: Faktur Penjualan, Pesanan Pembelian, atau Pembayaran Pemasok).

  4. Atur kondisi tertentu jika diperlukan. Contoh: Persetujuan hanya aktif jika total nilai Faktur Penjualan di atas Rp 10.000.000.

  5. Pada kolom Disetujui Oleh, pilih nama pengguna (email karyawan) yang bertindak sebagai pihak pemberi persetujuan.

  6. Klik Simpan.

Baca juga: Accurate Semarang

Cara Kerja Alur Persetujuan bagi Karyawan

Setelah aturan di atas disimpan, maka alur kerja harian tim Anda akan berubah menjadi lebih aman dengan mekanisme berikut:

  • Tugas Operator: Ketika staf admin selesai menginput sebuah transaksi (misalnya Pesanan Pembelian), mereka tidak bisa langsung memprosesnya ke tahap pengiriman. Dokumen tersebut akan berstatus “Menunggu Persetujuan”.

  • Notifikasi Pengelola: Pengguna yang ditunjuk sebagai approver (manajer/owner) akan menerima notifikasi langsung di dashboard mereka atau melalui email bahwa ada dokumen yang membutuhkan validasi.

  • Proses Validasi: Approver dapat memeriksa detail data tersebut, lalu memilih opsi Setujui (Approve) atau Tolak (Reject) disertai alasan penolakan agar draf diperbaiki oleh staf terkait.

Baca juga: Kelebihan beli Accurate Online di Partner resmi Vs Umum

Tabel Alur Kerja Transaksi dengan Fitur Approval

Peran Pengguna Aksi pada Sistem Dampak pada Laporan Keuangan
Operator (Staf) Membuat & menyimpan draf dokumen transaksi Saldo buku besar & stok barang belum berubah
Sistem Accurate Mengirimkan notifikasi pending approval ke atasan Status dokumen tertulis “Menunggu Persetujuan”
Administrator (Atasan) Memeriksa detail transaksi lalu klik Setujui Saldo kas, utang-piutang, atau stok langsung terperbarui otomatis

Kesimpulan

Menerapkan dan menggunakan persetujuan di software Accurate Online adalah langkah taktis untuk menjaga akurasi data serta mengamankan aset perusahaan dari tindakan yang tidak diinginkan. Dengan sistem yang terotomatisasi ini, pemilik usaha tetap bisa menjaga kontrol bisnisnya dari mana saja dan kapan saja.

Apakah Anda ingin mengonfigurasi hak akses multi-user ini dengan lebih spesifik agar bisnis Anda berjalan lebih autopilot? Kami di Store Resmi Accurate Software Jakarta siap membantu memberikan konsultasi gratis, training untuk karyawan Anda, hingga penyediaan lisensi resmi. Hubungi kami sekarang demi tata kelola bisnis yang lebih profesional!

Baca juga: 

Menggunakan Persetujuan di Software Accurate Online

  1. Accuarate Makassar
  2. Accurate palembang