Cara Membuat Proforma Invoice dengan Software Akuntansi Accurate Online

Dalam dunia transaksi bisnis-ke-bisnis (B2B) maupun perdagangan internasional, sebelum faktur penjualan resmi (commercial invoice) diterbitkan, penjual biasanya akan mengirimkan dokumen komitmen awal yang disebut dengan Proforma Invoice. Dokumen ini berfungsi sebagai faktur sementara yang memuat detail jenis barang, estimasi harga, jumlah pesanan, serta syarat pembayaran yang disepakati.

Bagi bagian administrasi penjualan (sales admin), tantangan utama muncul ketika harus mencatat dokumen ini ke dalam pembukuan. Jika menggunakan cara manual atau salah memasukkannya ke sistem, dokumen sementara ini bisa tidak sengaja memotong saldo stok di gudang atau langsung memicu pencatatan piutang dagang yang belum sah. Hal ini tentu akan mengacaukan keakuratan laporan keuangan bulanan perusahaan.

Untuk menghindari kesalahan tersebut, membuat proforma invoice dengan software akuntansi modern seperti Accurate Online adalah solusi terbaik. Accurate Online menyediakan fitur khusus yang memungkinkan Anda menerbitkan dokumen penagihan awal tanpa memengaruhi posisi inventaris maupun jurnal akuntansi utama sebelum kesepakatan final terjadi. Mari simak panduan lengkap langkah demi langkah (step-by-step) berikut ini.

Memahami Logika Proforma Invoice di Accurate Online

Di dalam sistem Accurate Online, dokumen proforma invoice disebut dengan fitur Faktur Dimuka. Karakteristik utama dari fitur ini meliputi:

Tidak Memotong Stok: Sistem tidak akan mengurangi kuantitas barang di gudang karena barang fisik memang belum dikirimkan.
Tidak Membentuk Piutang Utama: Nilai transaksi tidak akan diakui sebagai piutang dagang final sebelum dikonversi menjadi Faktur Penjualan resmi (Sales Invoice).
Mendukung Pembayaran Uang Muka: Pelanggan dapat melakukan transfer pembayaran atau DP berdasarkan nomor proforma invoice yang Anda terbitkan ini.

Langkah-Langkah Membuat Proforma Invoice di Accurate Online

Berikut adalah tutorial teknis untuk menerbitkan dokumen proforma invoice secara otomatis dan rapi:

Langkah 1: Membuka Formulir Faktur Penjualan

Masuk ke dasbor Accurate Online Anda.
Buka modul Penjualan, kemudian pilih menu Faktur Penjualan.
Pilih nama Pelanggan (Customer) yang meminta penerbitan proforma invoice tersebut.
Tentukan Tanggal dokumen sesuai dengan hari penawaran dibuat.

Langkah 2: Mengaktifkan Fitur Faktur Dimuka (Proforma)

Di sinilah langkah krusial agar dokumen ini terkunci sebagai proforma invoice dan tidak memicu jurnal persediaan:

Perhatikan bagian kanan atas formulir Faktur Penjualan, cari dan klik ikon Karakteristik / Informasi Tambahan (biasanya digambarkan dengan ikon roda gigi atau opsional menu).
Temukan opsi yang bertuliskan “Faktur Dimuka”, lalu berikan tanda centang (checklist) pada kotak yang tersedia.
Dengan mengaktifkan opsi ini, sistem Accurate Online secara otomatis mengubah sifat formulir tersebut menjadi draf penagihan proforma.

Langkah 3: Menginput Detail Barang dan Harga

Pada kolom pencarian barang di bagian bawah, masukkan daftar produk atau jasa yang dipesan oleh pelanggan.
Tentukan kuantitas (quantity), harga satuan, serta diskon (jika ada) sesuai kesepakatan dengan pihak pembeli.
Sistem akan menjumlahkan total estimasi nilai transaksi secara otomatis di pojok kanan bawah formulir.

Langkah 4: Menyimpan dan Mencetak Dokumen

Periksa kembali keakuratan data dan nominal keseluruhan.
Klik tombol Simpan.
Untuk mengirimkannya kepada pelanggan, klik tombol Cetak (ikon printer). Anda bisa langsung mengunduhnya dalam format PDF atau mengirimkannya langsung via email resmi dari dalam sistem pembukuan dengan judul template dokumen yang sudah disesuaikan menjadi “Proforma Invoice”.

Kelola Administrasi Penjualan Perusahaan Anda Lebih Profesional

Penerapan proforma invoice dengan software akuntansi Accurate Online membantu divisi sales dan finance bekerja dengan lebih harmonis. Begitu pelanggan melakukan pembayaran atau menyetujui penawaran tersebut, Anda cukup menarik nomor dokumen proforma ini ke dalam formulir Pengiriman Pesanan (Delivery Order) saat barang siap dikirim, tanpa perlu melakukan input ulang dari awal.

Semua riwayat transaksi dari penawaran, proforma invoice, hingga pelunasan kasir di toko fisik menggunakan Accurate POS akan terekam secara terintegrasi dalam satu database terpusat yang aman.

Apakah Anda memerlukan pendampingan intensif untuk mengatur template desain cetakan invoice, konfigurasi hak akses admin sales, atau integrasi modul penjualan multi-cabang di perusahaan Anda?

Kami sebagai Partner Resmi Accurate Online siap memberikan solusi terbaik. Kami menyediakan layanan konsultasi implementasi software, pelatihan staf operasional, serta dukungan teknis profesional untuk memastikan sistem akuntansi bisnis Anda berjalan dengan efisien dan bebas dari kekacauan pencatatan persediaan.

Modernisasi administrasi penjualan bisnis Anda hari ini. Coba gratis Accurate Online selama 30 hari di sini tanpa komitmen apa pun, dan rasakan kemudahan mengelola transaksi bisnis secara otomatis!

Baca juga Artikel:

Penjualan Resmi Accurate Sumatra & Jawa: Medan, Palembang, Pekanbaru, Batam, Jakarta, Semarang, Surabaya, Bali, Lombok,
Kalimantan & Sulawesi: Pontianak, Tarakan, Papua, Palangkaraya,Bontang, Samarinda, Balikpapan, Makassar, Manado, Kendari

Membuat Proforma Invoice Dengan Software Akuntansi