Berikut Panduan Untuk Mencatat Piutang Karyawan di Accurate Online

Panduan Lengkap Mencatat Piutang Karyawan (Kasbon) di Accurate Online

Dalam operasional bisnis sehari-hari, memberikan pinjaman dana atau kasbon kepada karyawan merupakan hal yang lumrah terjadi. Fasilitas ini biasanya diberikan perusahaan untuk membantu kebutuhan mendesak karyawan. Meskipun bersifat internal, pencatatan transaksi ini tidak boleh diabaikan atau dikelola secara asal-asalan. Pencatatan kasbon yang berantakan rawan menyebabkan selisih pada laporan keuangan, menyulitkan pelacakan saldo, hingga berpotensi merugikan arus kas perusahaan.

Sebagai solusi cloud accounting terbaik di Indonesia, Accurate Online menyediakan fleksibilitas penuh untuk mengelola dan mencatat piutang karyawan secara sistematis. Dengan pencatatan yang benar, setiap mutasi pinjaman akan terintegrasi langsung ke dalam laporan neraca secara otomatis tanpa perlu rekap manual di spreadsheet.

Berikut adalah panduan lengkap langkah demi langkah untuk mencatat, mengelola, dan memantau piutang karyawan di Accurate Online agar pembukuan bisnis Anda tetap rapi, akurat, dan profesional.

Baca juga: Accurate Medan

Langkah 1: Membuat Akun Perkiraan Khusus (Persiapan)

Sebelum menginput transaksi, pastikan Anda telah menyiapkan akun perkiraan (Chart of Accounts) khusus untuk menampung saldo piutang karyawan. Sangat disarankan untuk memisahkan akun ini dari akun “Piutang Usaha” agar saldo kasbon tidak tercampur dengan piutang dagang dari pelanggan (customer).

Berikut cara membuat akunnya jika belum tersedia:

  1. Masuk ke database Accurate Online Anda.

  2. Pilih menu Buku Besar > klik Akun Perkiraan.

  3. Klik tombol Tambah (+) atau ikon formulir baru.

  4. Pada kolom Tipe Akun, pilih Aset Lancar Lainnya (Catatan: Jangan memilih tipe Piutang Usaha agar akun ini tidak menuntut pengisian data pelanggan).

  5. Pada kolom Nama Akun, isi dengan nama yang jelas, misalnya: Piutang Karyawan atau Pinjaman Karyawan.

  6. Klik Simpan.

Baca juga: Panduan Lengkap imput saldo awal di Accurate Online tanpa ribet

Langkah 2: Mencatat Pemberian Pinjaman (Uang Keluar)

Ketika perusahaan menyerahkan dana pinjaman kepada karyawan—baik secara tunai melalui kas kecil maupun transfer via rekening bank—transaksi ini harus dicatat sebagai pengeluaran yang membentuk piutang.

Di Accurate Online, Anda bisa mencatatnya dengan sangat mudah melalui fitur Kas & Bank:

  1. Buka menu Kas & Bank > klik Pembayaran.

  2. Pilih akun Kas/Bank yang digunakan untuk mengeluarkan uang (contoh: Bank BCA atau Kas Kecil).

  3. Pada bagian rincian akun (Cari/Pilih Akun Perkiraan), cari dan pilih akun Piutang Karyawan yang sudah dibuat di Langkah 1.

  4. Masukkan nominal uang yang dipinjamkan pada kolom Nilai.

  5. Gunakan kolom Catatan/Keterangan untuk menulis detail transaksi secara spesifik guna memudahkan audit internal, contoh: “Pinjaman kasbon sdr. Budi – Divisi Marketing”.

  6. Klik Simpan.

Metode Alternatif (Jurnal Umum): Jika perusahaan Anda menggunakan pencatatan yang mewajibkan penentuan nama sub-entitas karyawan secara mendetail di buku besar, Anda juga bisa memanfaatkan Formulir Jurnal Umum lewat menu Buku Besar > Jurnal Umum, dengan memposisikan akun Piutang Karyawan di posisi Debit dan akun Kas/Bank di posisi Kredit.

Baca juga: Cara mengatasi stok barang tidak sinkron di Accurate solusi cepst umkm 

Langkah 3: Mencatat Pengembalian atau Pelunasan Piutang

Untuk memproses pengembalian pinjaman dari karyawan, Accurate Online menyediakan dua metode umum yang bisa disesuaikan dengan kebijakan operasional (SOP) di perusahaan Anda:

Metode A: Melalui Setoran Tunai atau Transfer Mandiri (Penerimaan Kas)

Metode ini digunakan jika karyawan mengembalikan uang pinjamannya secara langsung ke kasir perusahaan atau mentransfernya sendiri ke rekening bank milik perusahaan.

  1. Buka menu Kas & Bank > klik Penerimaan.

  2. Pilih akun Kas/Bank yang menerima setoran dana tersebut.

  3. Pada bagian rincian, cari dan pilih akun Piutang Karyawan.

  4. Masukkan nominal uang yang dikembalikan oleh karyawan.

  5. Tulis keterangan pada kolom Catatan (contoh: “Pelunasan kasbon sdr. Budi”).

  6. Klik Simpan.

Baca Juga: Accurate Manado

Metode B: Melalui Pemotongan Gaji Bulanan (Fitur Payroll)

Metode ini adalah yang paling sering digunakan karena lebih sistematis dan mengurangi risiko gagal bayar. Jika Anda mengelola penggajian menggunakan fitur Gaji & Upah di Accurate Online:

  1. Saat menyusun komponen gaji di awal, pastikan Anda sudah menambahkan komponen pengurang yang bertipe Potongan Pinjaman dan menghubungkannya ke akun perkiraan Piutang Karyawan.

  2. Ketika membuat Pencatatan Gaji bulanan, masukkan nilai nominal cicilan pada baris potongan karyawan yang bersangkutan.

  3. Secara otomatis, sistem akan memotong nilai Take Home Pay (gaji bersih) yang diterima karyawan sekaligus mengkredit (mengurangi) saldo akun Piutang Karyawan secara real-time.

Baca juga Artikel: 

  1. Accurate Makassar
  2. Accurate Offline
  3. Accurate Kalimantan

Langkah 4: Memantau dan Mengontrol Saldo Piutang Karyawan

Agar manajemen keuangan tetap terkontrol, manajemen atau tim Finance harus memantau sisa saldo pinjaman secara berkala melalui menu laporan akuntansi.

Cara melihat rincian histori kasbon karyawan:

  1. Buka menu Laporan > klik Daftar Laporan.

  2. Pilih kelompok Buku Besar > klik Rincian Buku Besar (atau Rincian Jurnal Akun).

  3. Atur filter rentang tanggal yang ingin dipantau.

  4. Pada bagian filter nama akun, lakukan penyaringan hanya untuk akun Piutang Karyawan.

  5. Untuk melihat detail per individu, Anda bisa memodifikasi laporan dengan memunculkan kolom Keterangan atau Nama Personel. Di sini, Anda akan melihat secara transparan histori kapan karyawan meminjam uang, kapan melakukan cicilan, dan berapa sisa saldo yang belum dilunasi.

Baca: Cara beli Accurate 

Tips Tambahan untuk Manajemen Keuangan yang Profesional

  1. Gunakan Dokumen Pendukung: Pastikan setiap pengajuan kasbon dilengkapi dengan bukti tertulis seperti formulir pinjaman internal yang ditandatangani oleh karyawan, HRD, dan pihak manajemen sebelum dana dicairkan.

  2. Tetapkan Plafon & Tenor: Buat kebijakan tertulis mengenai batas maksimal pinjaman (misal: maksimal 50% dari gaji pokok) dan jangka waktu pelunasan agar tidak mengganggu stabilitas cash flow operasional perusahaan.

Baca Juga: Accurate Desktop Offline

Kesimpulan

Mencatat piutang karyawan di Accurate Online terbukti sangat mudah, aman, dan terintegrasi. Semua proses—mulai dari pengeluaran uang, pemotongan gaji otomatis, hingga penyusunan laporan keuangan akhir bulan—berjalan secara selaras tanpa risiko salah catat.

Bagi Anda yang ingin mengoptimalkan pembukuan bisnis, pastikan Anda menggunakan software akuntansi yang andal. Accurate Online telah dipercaya oleh lebih dari 300.000 entitas bisnis di Indonesia dan sukses meraih penghargaan Top Brand Award berturut-turut. Jadikan Software Accurate sebagai mitra setia pembukuan usaha Anda!

Apakah Anda tertarik untuk menggunakan atau meningkatkan sistem pembukuan usaha Anda? Dapatkan penawaran resmi, demo presentasi gratis, dan promo berlangganan Accurate Online terbaik melalui Partner Resmi Accurate Online di aplikasiumkm.com.

Baca juga Artikel: 

Accurate Semarang, Accurate Bali, Accurate Batam, Harga Accurate Online