Cara Menampilkan Nama User di Faktur Penjualan Accurate Online

Dalam pengelolaan operasional sebuah perusahaan atau UMKM yang memiliki beberapa staf admin, transparansi data transaksi adalah hal yang sangat vital. Salah satu kendala yang sering dihadapi oleh pemilik bisnis adalah kesulitan dalam mengidentifikasi siapa staf atau pengguna (user) yang bertanggung jawab menginput atau membuat sebuah dokumen penagihan.

Secara standar bawaan sistem, cetakan invoice biasanya hanya menampilkan detail barang, harga, dan total pembayaran. Namun, demi meningkatkan akuntabilitas dan mempermudah evaluasi internal jika terjadi kesalahan input, Anda mungkin perlu memunculkan informasi pembuat dokumen tersebut langsung pada lembar cetakannya.

Kabar baiknya, Accurate Online memiliki fitur kustomisasi variabel yang sangat fleksibel. Yuk, simak panduan lengkap mengenai cara menampilkan nama user di faktur penjualan Accurate Online melalui fitur desainer cetakan di bawah ini!

Mengapa Perlu Menampilkan Nama User pada Faktur Penjualan?

Menyisipkan informasi nama pengguna (user) yang membuat faktur penjualan membawa beberapa keuntungan nyata bagi manajemen internal bisnis Anda:

Pelacakan Penanggung Jawab (Accountability): Jika terjadi kekeliruan data atau komplain dari pelanggan terkait isi invoice, manajemen bisa langsung mengetahui staf mana yang harus dikonfirmasi tanpa perlu mengecek log aktivitas database satu per satu.
Validasi Keabsahan Dokumen: Pelanggan atau tim audit internal dapat melihat dengan jelas bahwa dokumen tersebut dibuat oleh staf resmi yang memiliki otoritas di perusahaan Anda.
Evaluasi Kinerja Staf: Mempermudah pencocokan dokumen fisik dengan performa harian masing-masing admin penjualan.

Langkah-Langkah Menampilkan Nama User di Faktur Penjualan

Untuk memunculkan nama pengguna yang membuat dokumen faktur, Anda perlu menambahkan variabel khusus ke dalam template Desain Cetakan dokumen Faktur Penjualan Anda.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah yang bisa Anda ikuti:

Langkah 1: Masuk ke Menu Desain Cetakan

Login ke database Accurate Online Anda.
Pada bilah menu navigasi di sebelah kiri, klik menu Pengaturan (ikon roda gigi), lalu pilih opsi Desain Cetakan.
Cari dan klik pada Nama Desain Cetakan Faktur Penjualan yang ingin Anda ubah atau sesuaikan.

Langkah 2: Buka Halaman Desainer Visual

Setelah halaman detail template terbuka, klik tombol Buka Desainer (ikon berbentuk kanvas atau layar komputer) di bagian atas untuk masuk ke mode editor visual.
Anda akan diarahkan ke halaman kanvas cetakan yang berisi susunan tabel dan kolom teks invoice.

Langkah 3: Menambahkan Komponen dan Variabel Nama User

Tentukan posisi di mana Anda ingin meletakkan nama pengguna tersebut (misalnya di bagian pojok kanan atas bersama nomor faktur, atau di bagian bawah dekat kolom tanda tangan).
Jika ingin menambahkan teks label manual terlebih dahulu, klik ikon Teks di bilah komponen sebelah kiri, lalu geser ke kanvas dan ketik contoh teks seperti: Dibuat Oleh: .
Selanjutnya, untuk memunculkan nama user penginput secara otomatis dari sistem, Anda perlu menyisipkan variabel yang tepat. Klik dua kali pada komponen teks atau tambahkan komponen variabel baru, kemudian masukkan rumus atau script ekspresi berikut:

<font color="black"><b>$F{salesInvoice.createdBy.name}</b></font> (Catatan: Variabel $F{salesInvoice.createdBy.name} adalah perintah sistem Accurate Online untuk memanggil nama lengkap user yang mengklik tombol simpan pertama kali saat membuat faktur penjualan tersebut).
Anda dapat mengatur ukuran huruf, jenis font, serta ketebalan teks menggunakan bilah format yang tersedia di bagian atas agar tampilannya rapi dan selaras dengan elemen cetakan lainnya.

Langkah 4: Menyimpan Perubahan Template

Setelah variabel terpasang dengan posisi yang presisi, klik ikon Simpan (gambar disket) yang terletak di pojok kiri atas halaman desainer.
Tutup halaman desainer dan template baru Anda siap digunakan. Anda bisa mengujinya dengan membuka salah satu transaksi Faktur Penjualan dan mengklik opsi Cetak untuk melihat apakah nama user sudah muncul dengan benar.

Tips Tambahan Pengelolaan Desain Dokumen

Pahami Karakteristik Variabel: Variabel createdBy akan merekam nama pengguna yang pertama kali menginput data. Jika di kemudian hari dokumen tersebut diubah oleh pengguna lain, nama yang tercetak tetaplah nama pembuat pertama, kecuali Anda menggunakan variabel yang berbeda seperti variabel pengubah terakhir (modifiedBy).
Gunakan Fitur Backup Desain: Sebelum memodifikasi atau mengubah variabel di dalam menu desainer, sangat disarankan untuk melakukan backup template terlebih dahulu guna menghindari salah hapus komponen penting. Anda bisa mempelajari caranya di artikel panduan kami tentang Eksport Import Desain Cetakan pada Accurate Online.
Gunakan Template yang Sama untuk Cabang Lain: Jika Anda mengelola banyak database perusahaan dan ingin menerapkan format cetakan yang menyertakan nama user ini ke database lainnya, Anda cukup memanfaatkan panduan perpindahan template yang sudah diulas di artikel ekspor impor tersebut tanpa harus mendesain ulang dari awal.

Kesimpulan

Menerapkan cara menampilkan nama user di faktur penjualan Accurate Online merupakan langkah taktis yang sangat mudah namun berdampak besar pada sistem kontrol internal UMKM Anda. Dengan memanfaatkan fleksibilitas fitur desainer cetakan, dokumen bisnis Anda tidak hanya terlihat profesional di mata pelanggan, tetapi juga rapi dan akuntabel di mata manajemen.

Sebagai Partner Resmi Accurate Online, aplikasiumkm.com berkomitmen memberikan solusi digital terbaik untuk membantu sistem pembukuan dan manajemen bisnis Anda berjalan otomatis serta minim risiko. Jika Anda membutuhkan bantuan teknis terkait formula cetakan tingkat lanjut (advanced expression script) atau ingin mengimplementasikan Accurate Online secara menyeluruh bagi perusahaan Anda, tim ahli kami selalu siap membantu.

Cara Menampilkan Nama user di Faktur Penjualan Accurate Online

Cara Menampilkan Nama User di Faktur Penjualan Accurate Online

Mengapa Perlu Menampilkan Nama User pada Faktur Penjualan?