Di dalam bisnis retail, pasti akan ada kegiatan pengiriman barang yang biasa dilakukan oleh jenis perusahaan dagang atau retail, biasanya setiap perusahaan memiliki format surat jalan, nah pada kesempatan ini saya akan menjelaskan menganai pengertian dan contoh format surat jalan yang biasa di pakai di perusahaan.
Pengertian Surat Jalan
Biasanya surat jalan di keluarkan atau diberikan oleh sebuah perusahaan jasa ekspedisi pengiriman barang yang diberikan kepada pihak pengirim dan penerima barang.
Tujuan dibuatnya contoh surat jalan barang ini untuk memastikan secara rinci mengenai barang yang dikirim dan memastikan jenis barang yang dikirim dan berapa banyak jumlah barang atau muatan dari sebuah truk yang disewa dalam mengirim barang tersebut.
Umumnya isi dalam surat jalan tersebut tercantum data barang yang dikirim dan kuantitas nya.
Contoh Surat Jalan Barang
biasanya surat jalan dibuat dalam 3 sampai 4 rangkap. Setiap rangkap surat jalan tersebut juga tak jarang dicetak dengan warna yang berbeda-beda, seperti :
- warna putih,
- kuning, merah,
- dan juga hijau.
Tujuan dari pemberian warna yang berbeda ini adalah untuk menunjukkan bahwa setiap rangkap surat jalan memiliki fungsi yang berbeda.
- Lembar Putih : Untuk lembar berwarna putih, surat jalan berperan sebagai bukti bahwa barang pesanan telah diserahkan kepada pihak pembeli, Surat jalan berwarna putih juga akan dipakai sebagai dokumen penagihan oleh penjual untuk pihak pembeli di akhir bulan atau saat waktu pelunasan tagihan tiba.
- Lembaran berwarna Merah : berwarna merah adalah surat jalan yang diberikan kepada pihak pembeli atau konsumen. Lembar warna merah inilah yang menjadi bukti dari pemesanan barang yang telah dilakukan.
- Catatan Transaksi : untuk lembar ketiga dan keempat, surat jalan dijadikan sebagai catatan laporan transaksi. Baik untuk diberikan kepada karyawan ataupun supervisor yang menyampaikan perintah.
Perbedaan Surat Jalan dan Delivery Order
Jika surat jalan adalah dokumen pengantar atas barang yang dikirim ke pembeli. delivery order adalah surat perintah mengenai pengiriman barang yang dipesan konsumen.
Berbeda dengan surat jalan, Delivery order hanya berisi informasi dari kesepakatan yang dibuat oleh pihak pembeli dan penjual.
Delivery order juga diberikan kepada karyawan yang bertanggung jawab di bagian gudang perusahaan. Jadi, admin gudang dapat menyiapkan barang yang akan dikirim oleh driver perusahaan ke lokasi pengiriman yang diminta oleh konsumen.
Baca Juga : Yuk Mengenal 3 Istilah Akuntansi yang Wajib diketahui
Peran dan Kegunaan Surat jalan
Adapun peran dan kegunaan adalah sebagai berikut :
Sebagai Dokumen resmi
surat barang ini juga dapat menjadi salah satu bagian birokrasi perusahaan , surat jalan barang adalah sebagai dokumen resmi yang diberikan dari sebuah perusahaan.
Maka dengan adanya dokumen atau contoh lampiran surat resmi ini maka pihak penjual dengan penerima memiliki bukti bahwa mereka telah melakukan transaksi pengiriman barang yang benar.
Sebagai dokumen yang memberikan keterangan
Di mana dalam keterangan tersebut berupa poin-poin penting yang dilibatkan dalam proses pengiriman.
Keterangan dalam contoh surat jalan barang juga dapat dijadikan sebagai acuan ketika terjadi pemeriksaan oleh petugas lalu lintas atau oleh pihak penerima.
Bukti pengiriman yang valid
Selain diberikan kepada pihak penerima contoh surat jalan pengiriman barang ini juga harus ditunjukan kembali kepada pihak pengirim sebagai bukti transaksi telah selesai dilakukan.
Pada contoh surat jalan pengiriman barang ini juga akan menjadi bukti valid untuk dimasukkan dalam laporan keuangan ketika perusahaan ingin melakukan penghitungan HPP dagangnya.
Baca Juga : Manfaat Buku Besar Untuk Kemajuan Usaha
Informasi yang ada di dalam Surat Jalan
Berikut ini adalah informasi penting yang tentunya berkaitan dengan pengiriman barang perusahaan :
- Nama beserta alamat lengkap perusahaan pengirim.
- Nomor surat.
- Tanggal dilakukannya pengiriman.
- Nama dan alamat lengkap pihak penerima yang menjadi tujuan pengiriman barang.
- Rincian atau keterangan dari barang yang ingin dikirim, biasanya meliputi nama barang.
format yang terdapat dalam contoh surat jalan barang juga harus dapat dilengkapi dengan informasi mengenai nama sopir pengantar serta nomor polisi kendaraan yang dilakukan untuk mengirim barang.
Lalu untuk penyempurnaan legalitas pada dokumen maka surat jalan juga harus ditandatangani oleh seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengiriman dan penerimaaan barang tersebut.
Penting nya software Akuntansi
Fungsi surat jalan selain untuk kepentingan pengiriman barang juga sebagai berkas untuk laporan di perusahaan yang gunanya untuk bagian inventory. agar lebih baik dalam pelaporan dan pemberkasan nya di perlukannya software akuntansi Accurate.
Accurate Online mempunyai banyak fitur yang dapat membantu dalam pembuatan surat jalan, Accurate sendiri mempunyai fitur barang terkirim yang dapat digunakan sebagai surat jalan yang otomatis dapat membuatkan jurnalnya. Untuk template nya sendiri Accurate dapat di modifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
- Hitung laba/rugi,
- cek stok barang,
- multi gudang,
- hinggal laporan pajak akan lebih mudah di akses dengan Accurate online.
Dapatkan diskon 25% untuk aktifasi Accurate Online disini dan kami juga menyediakan free trial 30 hari untuk anda disini. Yuuk upgrade pembukuan perusahaamu dengan Accurate Onlie.
Baca Juga :Cara Aktifasi Database Accurate Online
