accounting payable

Yuk Pahami Istilah Akuntansi Account Payable dan Fungsinya Dalam Bisnis

Account payable (hutang dagang), merupakan kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus segera dipenuhi dalam jangka waktu tertentu. 

Kewajiban pembayaran ini terjadi karena perusahaan membeli secara kredit dari pihak lain untuk kembali menjual barang dagangan kepada konsumen. Istilah account payable merujuk pada jumlah yang terutang karena pembelian yang biasanya dilakukan oleh:

  • Perusahaan di bidang perdagangan atas pembelian barang jadi.

  • Perusahaan di bidang industri/pabrik atas pembelian bahan baku.

Baca Juga : Dengan Fitur Pengingat Hutang Piutang di Accurate Online  Semua Transaksi Bisnis Tercatat dan Terjadwal 

Selain karena pembelian secara kredit, account payable juga terjadi karena pembelian dengan menggunakan sistem uang muka/down payment atau bahkan pembayaran sebelum barang diterima (cash before delivery).

Perlu diingat bahwa account payable tidak dicatat pada waktu pemesanan dilakukan, tetapi hanya pada saat pemilikan atas barang-barang tersebut beralih kepada pembeli alias sudah diterima oleh pihak pembeli. Sumber : https://www.online-pajak.com/tentang-pajak-pribadi/account-receivable-dan-account-payable

Account payable

Peran Penting Account Payable

Account payable memiliki peranan yang penting untuk suatu perusahaan. Akun ini wajib selalu di cek secara teratur agar pihak perusahaan bisa mengetahui dan juga memahami tanggung jawab yang harus dilakukannya, yakni membayar dan juga melunasi sisa utang.

Baca Juga : Akuntansi Biaya Berperan Penting Sebagai Dasar Penentuan Anggaran Biaya 

Agar utang tidak menumpuk dan membuat beban perusahaan menjadi semakin tinggi serta mengalami kerugian, utang harus segera dilunasi saat barang sudah diterima.

Selain bisa meringankan beban perusahaan, nantinya proses berbisnis dengan klien pun akan berjalan secara lancar. Namun, tak jarang banyak orang yang merasa kesulitan dalam mencatat account payable. Bila kesalahan yang terjadi sangat fatal, tentunya akan bisa membuat situasi menjadi buruk, dan bahkan mengalami kerugian.

Di samping itu, hubungan yang terjalin dengan klien pun akan terganggu. Untuk bisa mengurangi pencatatan tersebut, maka perusahaan harus bisa menggunakan metode pencatatan yang lebih mudah.

Baca Juga : Berikut 5 Bukti Transaksi yang Wajib Diketahui Oleh Seorang Pengusaha

Tugas Account Payable Staff

Biasanya, beberapa perusahaan ternama mempunyai staf khusus yang memiliki tanggung jawab mengelola account payable. Tapi untuk perusahaan kecil atau menengah umumnya pekerjaan ini menjadi tanggung jawab akuntan saja.

Adapun tugas yang harus dilakukan oleh staff ini ada lima jenis, yaitu:

1. Berkoordinasi dengan Bagian Supply Chain

Seperti yang kita ketahui, kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak luar tentu akan melibatkan banyak orang, seperti divisi penjualan, vendor, purchasing, produksi, dan juga pergudangan. Untuk itu, staff yang bertanggung jawab dalam hal ini harus mampu melakukan koordinasi dengan seluruh pihak tersebut secara tepat.

Baca Juga : Berikut Alasan Pelaku Bisnis Beralih ke Akuntansi Berbasis Cloud

Koordinasi wajib dilakukan agar kegiatan pembelian yang dilakukan sesuai dengan rencana. Selain itu, seorang staff account payable juga wajib memahami siklus supply chain agar mampu memastikan bahwa barang yang sudah dibeli perusahaan bisa tiba ditujuan dengan selamat.

2. Analisa Kegiatan Pembelian

Biasanya, kegiatan pembelian yang dilakukan sudah tercatat di dalam dokumen khusus. Tapi, terkadang tetap ada kesalahan kecil atau besar di dalam pencatatan dokumen tersebut. Hal ini dinilai wajar karena pekerjaan tersebut masih dilakukan oleh manusia.

Untuk itu, seorang staff account payable harus selalu melakukan pengecekan dokumen agar tidak terjadi kesalahan yang merugikan banyak pihak.

Baca Juga : Istilah Keuangan Yang Wajib Diketahui Oleh Semua Pemilik Usaha

3. Pencatatan Kegiatan Pembelian

Seorang staff account payable juga memiliki tanggung jawab dalam melakukan pencatatan pada seluruh kegiatan pembelian. Cara ini dilakukan agar mampu memverifikasi jika terjadi kesalahan antara data di dalam dokumen dengan fakta yang ada di lapangan.

4. Pembayaran Pembelian yang Sudah Absah

Ketika pembelian sudah ditetapkan dan vendor pun sudah menyetujui, maka seorang staff account payable harus melakukan pembayaran. Setidaknya ada tiga jenis pembayaran yang bisa dipilih, yaitu:

  • Cash After Delivery (CAD), jenis pembayaran yang dilakukan ketika semua barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor ke pihak perusahaan. Nantinya, pihak perusahaan akan langsung melakukan pembayaran secara tunai.

  • Cash Before Delivery (CBD), seluruh pembayaran wajib dilunasi oleh perusahaan sebelum pihak vendor mengantarkan barang pesanan.

  • Pembayaran dua tahap, pada tahap pertama, perusahaan akan melakukan pembayaran sebagai tanda jadi, setelah itu perusahaan akan melunasi pembayaran saat seluruh barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor.

5. Buat Laporan dan Neraca Pembelian

Seorang staff account payable harus mencatat dan juga membuat laporan. Nantinya, laporan tersebut harus diserahkan oleh manajer atau supervisor nya.

Baca Juga : Tunjangan Hari Raya : Pengertian dan Bagaimana Cara Menghitung THR

Tanggung Jawab

Selain beberapa tugas diata, ada beberapa lagi tugas yang harus dilakukan oleh staff account payable, yakni:

  • Melakukan pengawasan dan memastikan seluruh arus kas perusahaan sedang berada dalam posisi yang normal dan juga seimbang. Hal ini bisa diwujudkan dengan melakukan tugas yang paling awal, yakni melakukan koordinasi dengan pihak staff terkait.

  • Melakukan pengarsipan pada seluruh dokumen yang berhubungan dengan pembelian yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Mereka juga harus melakukan pengecekan pada seluruh arsip secara rutin.

  • Memastikan seluruh kegiatan pembelian mampu didokumentasikan dalam wujud laporan ataupun pencatatan.

  • Melakukan tanggung jawab atas pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. Mereka juga harus melakukan diskusi dan perjanjian dengan pihak vendor untuk memastikan bahwa sistem pembayaran yang dilakukan mampu menguntungkan setiap pihak yang terlibat.

  • Membuat laporan pembelian yang sebelumnya sudah dilakukan oleh perusahaan dalam kurun waktu yang menjadi pertanggung jawaban pihak manajer ataupun supervisor nya. Biasanya, laporan ini dibuat dalam periode mingguan atau bulanan.

Baca Juga : Contoh Laporan Keuangan Perusahaan Lengkap dan Mudah Dipahami

Kualifikasi

Mereka yang dipilih untuk mengisi posisi staff account payable harus memiliki kualifikasi yang sesuai dengan job desk nya. Beberapa kualifikasi standar untuk posisi staff account payable adalah sebagai berikut:

  • Lulusan S1 pada Program Akuntansi

  • Mempunyai pengalaman pada bidang account payable minimal satu tahun.

  • Mereka yang lulusan di bawah S1 diperkenankan untuk melakukan pendaftaran apabila sudah mempunyai pengalaman yang mumpuni.

  • Mampu berkomunikasi dalam bahasa asing atau minimal bahasa Inggris.

  • Mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi.

Apa Bedanya dengan Account Receivable (AR)?

Account Receivable (AR) atau yang umumnya dikenal dengan sebutan piutang usaha adalah jumlah hak atas uang yang sudah diterima oleh perusahaan yang bersumber dari produk barang atau jasa yang diproduksi oleh perusahaan tersebut setelah terjual ke pembeli atau konsumen.

Baca Juga : Berikut 11 Tipe Akun Yang Sering Ditemukan di Neraca Perusahaan

Account Receivable (AR) juga bisa diartikan sebagai suatu pencatatan pembelian dari pihak lain, baik itu konsumen atau pelanggan, yang menjadi acuan dari pihak perusahaan dalam menerima dana dari mereka.

Bentuk pencatatan transaksi yang ada adalah penagihan kepada pihak konsumen yang sudah berhutang pada pihak perusahaan ataupun pihak penjualan. Setiap konsumen atau pembeli ini bisa berasal dari berbagai kalangan, mulai dari perorangan, organisasi, ataupun perusahaan lainnya.

Account Receivable (AR) atau piutang usaha ini setidaknya memiliki tiga ciri khas utama, yaitu:

1. Nilai Jatuh Tempo

Nilai jatuh tempo adalah seluruh nilai transaksi utama yang sudah ditambah dengan bunga. Pembayaran dengan jenis jatuh tempo dalam kurun waktu tertentu ini akan melahirkan keuntungan yang disebut dengan bunga.

Baca Juga : Pesanan Pembelian : Mengapa Bisnis Anda Membutuhkan Pesanan Pembelian?

2. Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal jatuh tempo adalah hari pembayaran yang mana pihak penjual, dalam hal ini perusahaan, harus melakukan penagihan yang wajib dibayar oleh pihak lain, dalam hal ini konsumen atau pihak pembeli.

Bila nantinya terjadi keterlambatan dalam hal pembayaran, maka umumnya perusahaan penjual atau pihak penjual akan memberikan denda kepada pihak konsumen, sehingga jumlah penagihan yang harus dibayarkan pun menjadi meningkat daripada jumlah tagihan ketika tanggal jatuh tempo.

Baca Juga : Berikut Panduan Untuk Mencatat Piutang Karyawan di Accurate Online

3. Umur Jatuh Tempo

Umur jatuh tempo dalam Account Receivable (AR) ataupun penagihan piutang umumnya terbagi menjadi 2, yakni bulanan dan juga harian. Piutang yang menggunakan sistem perhitungan bulanan seperti ini waktu jatuh tempo penagihannya akan dilakukan dengan tanggal yang sama pada saat terjadinya piutang pada bulan berikutnya.

Misalnya saja penagihan yang dilakukan pada tanggal 10 Juli maka piutang selanjutnya akan terjadi pada tanggal 10 Agustus untuk kemudian akan ditagih pada tanggal yang sama pada setiap bulan selanjutnya.

Baca juga : Pengertian Pendapatan dan Jenis-Jenis Pendapatan dalam Akuntansi

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari kami tentang account payable, peran pentingnya dalam suatu perusahaan dan juga perbedaannya dengan account receivable di dalam dunia akuntansi.

Semoga seluruh penjelasan diatas mampu memberikan pengetahuan yang mendalam dan menjadi manfaat untuk Anda yang baru ingin menjalankan suatu perusahan atau bisnis agar dikemudian hari tidak terjadi kendala dalam berbagai urusan utang-piutang dengan klien.

Dengan sistem akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda, Anda akan dapat mengoptimalkan proses bisnis Anda. Accurate Online adalah aplikasi akuntansi online berbasis cloud, yang mampu menyederhanakan proses pembukuan usaha Anda dengan berbagai fitur yang ada di dalamnya. Jalankan bisnis Anda tanpa hambatan dengan Accurate Online sekarang juga.

Jangan takut berlangganan Accurate Online itu tidak memerlukan biaya yang mahal. Harganya cukup friendly, terutama untuk pemilik usaha kecil menengah.

accurate online

Baca Juga : Accurate Online Promo Ramadhan : Cashback 100% Langsung gak pakai ribet

Agar bisa lebih mudah dalam melakukan kegiatan yang rumit tersebut, Anda bisa coba menggunakan aplikasi akuntansi dari Accurate Online. 

Aplikasi ini bisa membantu Anda dalam menjalankan seluruh kegiatan akuntansi dan Anda bisa melihat berbagai laporan keuangan Anda secara real timedimanapun dan kapanpun Anda berada.

Selain itu, fitur di dalamnya yang lengkap juga akan mampu memudahkan Anda dalam menjalankan bisnis online ataupun offline.

Baca Juga : Berikut Bedanya Accurate V5 Desktop (Offline) dengan Accurate Online

Jika kamu ingin berlangganan Accurate Online, kebetulan Accurate Online sekarang sedang ada diskon 25% atau 600 ribu. Jadi kamu hanya tinggal membayar 1,8 juta dari harga normal 2,4 juta loh! Jika  Kamu tertarik bisa langsung minta penawarannya dengan klik disini.

Jika Kamu ingin tahu lebih lanjut mengenai fitur-fitur, promo, diskon dan cara beli software Accurate yang aman. Kamu juga bisa kontak Team Marketing Accurate dibawah ini yah : 

Baca Juga : Cara Beli Software Accurate Yang Aman, Mudah dan Praktis

Tertarik? Anda bisa coba menggunakan Accurate Online gratis selama 30 hari pada tautan gambar di bawah ini:

accurate online


Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *