Cara Mengatur Penyetuju Transaksi di Accurate Online (Fitur Approval)

Dalam mengelola sistem akuntansi dan operasional perusahaan skala menengah ke atas, memberikan kebebasan penuh kepada staf administrasi untuk langsung menerbitkan atau mengubah dokumen keuangan tanpa adanya supervisi adalah tindakan yang sangat berisiko. Tanpa adanya kendali internal (internal control), perusahaan rentan mengalami kerugian akibat salah ketik nominal harga, salah pilih kuantitas barang, hingga potensi tindakan manipulasi data keuangan (fraud).

Untuk menciptakan sistem check-and-balance yang aman, platform pembukuan cloud Accurate Online menyediakan fitur canggih yang dinamakan Penyetuju Transaksi (Approval). Fitur ini dirancang khusus agar setiap transaksi yang diinput oleh staf di lapangan tertahan dalam status “Draf” atau “Menunggu Persetujuan”, dan baru akan menjurnal secara otomatis setelah draf tersebut ditinjau dan disetujui oleh akun pengguna yang memiliki otoritas lebih tinggi.

Melalui artikel ini, kita akan membahas secara lengkap bagaimana cara menentukan dan mengatur penyetuju transaksi di Accurate Online agar operasional bisnis Anda berjalan dengan lebih aman dan sistematis.

Memahami Cara Kerja Fitur Penyetuju Transaksi (Approval)

Sebelum masuk ke tutorial teknis, penting untuk memahami alur kerja fitur ini di dalam sistem:

Pembuat Transaksi (Maker): Pengguna dengan hak akses operasional (misalnya Staf Purchasing) membuat dokumen seperti Pesanan Pembelian (Purchase Order). Saat disimpan, status dokumen tersebut berstatus Pending / Waiting Approval.
Penyetuju Transaksi (Approver): Pengguna yang telah ditunjuk (misalnya Manajer Keuangan) akan menerima notifikasi otomatis di dashboard atau email mereka untuk memeriksa dokumen tersebut. Mereka memiliki opsi untuk Menyetujui (Approve) atau Menolak (Reject) dokumen tersebut disertai alasan tertulis.
Multi-Tahap: Sistem ini mendukung aturan berjenjang. Contohnya, transaksi di bawah Rp10 juta cukup disetujui oleh Supervisor, sedangkan transaksi di atas Rp10 juta wajib mendapatkan persetujuan dari Direktur.

Langkah-Langkah Mengatur Penyetuju Transaksi di Accurate Online

Berikut adalah panduan langkah demi langkah (step-by-step) untuk mengonfigurasi fitur persetujuan dokumen:

Langkah 1: Membuka Menu Penyetuju Transaksi

Silakan login ke akun database Accurate Online Anda menggunakan akun dengan level Administrator (Pengilik Database).
Pada bilah menu navigasi sebelah kiri, buka modul Perusahaan, lalu klik menu Penyetuju Transaksi.

Langkah 2: Membuat Aturan Alur Persetujuan Baru

Pada formulir yang baru terbuka, berikan nama aturan tersebut pada kolom Nama Aturan (misalnya: Approval Pesanan Pembelian Manajer).
Pada kolom Tipe Transaksi, pilih jenis formulir dokumen yang ingin diterapkan sistem persetujuan ini (contoh: Pesanan Pembelian, Faktur Penjualan, Pembayaran Kas & Bank, atau dokumen lainnya).

Langkah 3: Menentukan Syarat Ketentuan Transaksi (Opsional)

Jika alur persetujuan ini hanya berlaku untuk kondisi nominal tertentu, Anda bisa mengaturnya pada tab Ketentuan:

Klik tab Ketentuan, lalu tambahkan syarat pembatasan nilai.
Sebagai contoh, Anda bisa memilih parameter Total Nilai Transaksi -> Lebih Besar Dari -> masukkan angka 10.000.000. (Jika bagian ini dikosongkan, maka aturan approval akan berlaku untuk seluruh nilai nominal transaksi tanpa pengecualian).

Langkah 4: Menunjuk Pengguna Sebagai Penyetuju (Approver)

Berpindah ke tab bagian Penyetuju.
Pada kolom pencarian pengguna, ketikkan alamat email atau nama akun staf yang diberikan hak penuh bertindak sebagai penyetuju transaksi di Accurate Online (misalnya akun email Manajer Keuangan Anda).
Anda bisa menambahkan lebih dari satu nama pengguna jika ingin menerapkan sistem persetujuan berjenjang (Syarat Tingkat 1, Tingkat 2, dan seterusnya).
Klik Simpan untuk mengunci pengaturan alur kerja baru tersebut.

Manfaat Penerapan Fitur Approval Bagi Keamanan Finansial Bisnis

Dengan mengaktifkan fitur penunjukan penyetuju transaksi di Accurate Online, pemilik bisnis tidak perlu lagi merasa cemas saat mendelegasikan tugas input harian kepada staf baru. Anda memiliki kendali penuh secara real-time untuk memantau, memeriksa, dan menyaring legalitas dokumen pengeluaran kas maupun mutasi stok gudang langsung melalui smartphone Anda.

Sistem pengawasan internal ini akan berjalan jauh lebih solid apabila operasional kasir depan di toko fisik Anda sudah menggunakan aplikasi mesin kasir pintar terintegrasi seperti Accurate POS. Segala bentuk transaksi ritel harian di lapangan akan bermuara pada satu database terpusat yang terpantau rapi dari kantor pusat.

Apakah Anda memerlukan konsultasi atau pendampingan teknis intensif mengenai cara membagi peran hak akses karyawan (user roles), pengaturan kustomisasi audit trail log, atau konfigurasi multi-cabang perusahaan Anda?

Sebagai Partner Resmi Accurate Online, kami siap memberikan solusi pendampingan terbaik untuk bisnis Anda. Kami menyediakan layanan komprehensif mulai dari setup awal sistem informasi akuntansi, pelatihan operasional intensif bagi staf administrasi keuangan, hingga konsultasi alur pembukuan agar operasional usaha Anda berjalan dengan aman, transparan, dan teratur.

Proteksi keamanan pembukuan dan aset perusahaan Anda hari ini. Coba gratis Accurate Online selama 30 hari di sini sekarang juga tanpa komitmen apa pun, dan rasakan kemudahan mengontrol tata kelola bisnis secara profesional!

Baca juga Artikel:

Penjualan Resmi Accurate Sumatra & Jawa: Medan, Palembang, Pekanbaru, Batam, Jakarta, Semarang, Surabaya, Bali, Lombok,
Kalimantan & Sulawesi: Pontianak, Tarakan, Papua, Palangkaraya,Bontang, Samarinda, Balikpapan, Makassar, Manado, Kendari

Penyetuju Transaksi: Pengguna yang dapat Menyetujui Transaksi di Accurate