Panduan Operasional Gudang: Tutorial Membuat Penerimaan Barang di Accurate Online

Dalam siklus operasional bisnis retail, grosir, maupun manufaktur, pengelolaan arus masuk barang ke gudang adalah salah satu proses paling krusial. Ketika perusahaan memesan barang kepada supplier, momen kedatangan barang fisik tersebut di gudang wajib dicatat secara presisi.

Jika proses ini diabaikan atau ditunda, dampaknya bisa fatal: staf penjualan tidak tahu bahwa stok sudah bertambah, laporan inventaris menjadi tidak akurat, dan pelacakan utang usaha kepada pemasok bisa kacau.

Untuk memastikan kontrol internal inventaris perusahaan Anda berjalan rapi, Accurate Online menyediakan fitur khusus untuk mencatat kedatangan persediaan. Artikel ini akan menyajikan tutorial membuat penerimaan barang secara bertahap, mudah dipahami, dan otomatis menjurnal ke dalam sistem.

Baca juga: Tampilan Modul Accurate Online

Pentingnya Mencatat Penerimaan Barang (Goods Receipt)

Mencatat dokumen penerimaan barang secara digital di dalam software akuntansi memberikan banyak manfaat penting bagi kendali bisnis Anda:

  1. Sinkronisasi Kuantitas Stok Instan: Jumlah fisik barang yang masuk akan langsung memperbarui saldo stok di gudang terpilih secara real-time.

  2. Dokumentasi Bukti Fisik: Menjadi bukti sah bahwa perusahaan telah menerima hak atas barang yang dipesan dari supplier sebelum tagihan (invoice) resmi datang.

  3. Mencegah Selisih Gudang: Memudahkan tim auditor melakukan pencocokan (matching) antara kuantitas barang yang tertera pada Surat Jalan (SJ) dari supplier dengan fisik asli yang diturunkan di area loading dock.

Baca Juga: Harga Accurate Desktop Offline

Langkah Teknis Membuat Dokumen Penerimaan Barang

Dokumen Penerimaan Barang biasanya dibuat berdasarkan acuan dokumen Purchase Order (PO) atau Pesanan Pembelian yang sudah dikirimkan ke supplier sebelumnya. Berikut adalah tutorial langkah-langkahnya di Accurate Online:

Langkah 1: Masuk ke Modul Pembelian

  • Buka database Accurate Online Anda melalui laptop atau komputer.

  • Pada dasbor menu di sebelah kiri, klik modul Pembelian lalu pilih menu Penerimaan Barang.

Langkah 2: Isi Informasi Umum Supplier dan Tanggal

  • Pada kolom Terima Dari, ketik dan pilih nama supplier yang mengirimkan barang tersebut.

  • Pada kolom Tanggal, masukkan tanggal sesuai dengan waktu fisik barang tersebut resmi diterima oleh tim gudang Anda.

  • Di bagian No. Form, sistem akan memberikan penomoran otomatis, namun Anda bisa mengubahnya jika memiliki format penomoran dokumen gudang internal sendiri.

  • Pada kolom No. Surat Jalan, ketik nomor surat jalan fisik yang dibawa oleh kurir atau ekspedisi supplier sebagai referensi pelacakan.

Baca juga: Penjualan Resmi Accurate Batam

Langkah 3: Ambil Data dari Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Salah satu keunggulan Accurate Online adalah Anda tidak perlu mengetik ulang daftar barang yang datang. Cukup tarik data dari transaksi PO sebelumnya:

  • Klik tombol “Ambil” (berwarna hijau di sisi kanan atas) lalu pilih opsi Pesanan.

  • Cari dan pilih nomor PO yang sesuai dengan pengiriman barang hari ini.

  • Sistem akan memunculkan daftar barang yang Anda pesan. Centang produk apa saja yang datang, lalu klik Lanjut.

Baca juga: Partner resmi Accurate Balikpapan

Langkah 4: Sesuaikan Kuantitas dan Pilih Gudang

  • Jika barang yang datang dikirim secara bertahap (tidak langsung lunas semua), klik pada nama barang tersebut lalu ubah angka di kolom Kuantitas sesuai dengan jumlah fisik barang yang benar-benar Anda terima hari itu.

  • Pada kolom Gudang, pastikan Anda memilih nama gudang penampung yang tepat (misalnya: Gudang Pusat atau Gudang Cabang Yogyakarta).

Langkah 5: Simpan Transaksi

  • Periksa kembali seluruh ringkasan data, mulai dari nama barang, jumlah kuantitas, hingga nomor surat jalan.

  • Jika semua data sudah dipastikan cocok, klik tombol Simpan (ikon disket di kanan atas).

Secara otomatis, Accurate Online akan langsung menaikkan saldo stok barang Anda di gudang dan membentuk jurnal akuntansi penampung (Persediaan Belum Ditagih) di latar belakang sistem tanpa perlu Anda jurnal manual.

Baca juga: Accurate Online vs Zahir siapa lebih baik?

Kelola Manajemen Pergudangan Anda Menjadi Lebih Profesional

Disiplin dalam melakukan pencatatan setiap alur keluar-masuk barang adalah kunci utama agar bisnis terhindar dari kerugian akibat stok hilang atau rusak. Dengan memanfaatkan fitur otomatisasi pencatatan gudang, tim operasional Anda bisa bekerja jauh lebih cepat dan akurat.

Melalui website aplikasiumkm.com, Anda dapat mengeksplorasi berbagai tutorial membuat penerimaan barang, panduan manajemen supply chain, serta mendapatkan penawaran paket aktivasi lisensi resmi Accurate Online dengan harga terbaik untuk usaha Anda. Mari bangun sistem pengelolaan gudang yang modern, transparan, dan otomatis sekarang juga!

Baca juga:

  1. Accurate Kalimantan
  2. Accurate Desktop