Cara Menginput Retur Penjualan Accurate Online dari Faktur yang Sudah Lunas

Dalam dinamika operasional bisnis retail maupun grosir, klaim pengembalian barang atau retur dari pelanggan adalah hal yang wajar terjadi. Alasan retur pun beragam, mulai dari barang yang cacat produksi (rusak), ketidaksesuaian spesifikasi, hingga kesalahan pengiriman oleh tim gudang.

Proses retur biasanya sangat mudah jika faktur penjualan (invoice) statusnya belum dibayar, karena nilai retur tersebut otomatis akan memotong saldo piutang pelanggan. Namun, bagaimana jika kasusnya adalah retur penjualan Accurate Online dari faktur yang sudah lunas?

Ketika pelanggan sudah membayar penuh tagihannya dan uangnya sudah masuk ke kas/bank perusahaan, Anda tentu tidak bisa memotong piutang yang sudah bernilai nol. Lalu bagaimana Accurate Online menangani hal ini agar laporan keuangan dan stok barang tetap akurat? Yuk, simak panduan langkah demi langkahnya di bawah ini!

Baca juga: Tampilan Modul Accurate Online

Dampak Akuntansi Retur dari Faktur yang Sudah Lunas

Saat Anda melakukan retur dari faktur yang sudah lunas di Accurate Online, sistem akan secara otomatis melakukan dua hal penting:

  1. Mengembalikan Stok Barang: Kuantitas barang yang diretur akan otomatis masuk kembali menambah saldo persediaan di gudang Anda.

  2. Membentuk Hutang Usaha (Uang Muka Penjualan): Karena faktur asal sudah lunas, nilai uang dari barang yang diretur tersebut akan dicatat oleh sistem Accurate sebagai Hutang Kelebihan Pembayaran Pelanggan (atau dianggap sebagai deposit/uang muka pelanggan).

Deposit atau hutang ini nantinya bisa Anda kembalikan secara tunai (refund) atau digunakan sebagai pemotong pembayaran di lembar invoice baru pada orderan mereka berikutnya.

Baca juga: Penjualan Accurate Batam 

Langkah-Langkah Menginput Retur Penjualan untuk Faktur Lunas

Berikut adalah tutorial praktis untuk menginput transaksinya di sistem Accurate Online:

Langkah 1: Membuat Dokumen Retur Penjualan

  1. Login ke database Accurate Online Anda.

  2. Pada bilah menu sebelah kiri, masuk ke modul Penjualan, lalu pilih opsi Retur Penjualan.

  3. Pilih nama Pelanggan yang melakukan pengembalian barang.

  4. Pada kolom Retur Dari, ubah dan pilih opsi Faktur.

  5. Di kolom sebelahnya (kolom pencarian faktur), cari dan klik Nomor Faktur Penjualan asal yang dimaksud (faktur yang statusnya sudah lunas tersebut).

  6. Klik tombol Ambil, lalu centang barang apa saja yang dikembalikan oleh pelanggan beserta jumlah kuantitasnya, kemudian klik Lanjut.

Baca Juga: Kelebihan beli Accurate Online di Partner resmi vs Umum

Langkah 2: Memeriksa Nilai dan Menyimpan Transaksi

  1. Masuk ke tab Info Lainnya jika Anda perlu mencatat nomor nomor retur manual dari pelanggan atau menambahkan keterangan alasan pengembalian.

  2. Periksa kembali total nilai barang yang diretur pada halaman utama formulir.

  3. Klik tombol Simpan (ikon disket) di pojok kanan atas.

Sampai tahap ini, barang sudah sukses masuk kembali ke gudang Anda, dan nilai uang retur resmi menggantung sebagai deposit (piutang minus) atas nama pelanggan tersebut.

Baca Juga: Accurate Samarinda

Solusi Lanjutan: Refund Uang atau Potong Invoice Baru?

Setelah dokumen retur disimpan, ada dua opsi jalan keluar yang bisa Anda pilih untuk menyelesaikan deposit pelanggan tersebut:

Opsi A: Mengembalikan Uang ke Pelanggan (Refund Tunai/Transfer)

Jika pelanggan meminta uangnya dikembalikan secara utuh, ikuti langkah ini:

  1. Masuk ke menu Penjualan > Penerimaan Penjualan.

  2. Pilih nama Pelanggan terkait, lalu pilih akun Bank/Kas yang Anda gunakan untuk mentransfer balik uang tersebut.

  3. Klik tombol Ambil. Anda akan melihat dokumen Retur Penjualan yang Anda buat tadi muncul di daftar dengan nilai minus (misal: -500.000). Centang dokumen tersebut, lalu klik Lanjut.

  4. Klik tombol Hitung Nilai Pembayaran (ikon nilai koin), maka nilai pembayaran akan memunculkan angka minus (artinya uang keluar dari kas perusahaan).

  5. Klik Simpan. Selesai.

Baca juga: Accurate Palembang

Opsi B: Digunakan untuk Memotong Nota Belanja Berikutnya

Jika pelanggan ingin menggantinya dengan orderan barang baru di lain hari:

  1. Buat transaksi Faktur Penjualan (Invoice) Baru untuk pesanan baru pelanggan tersebut.

  2. Saat pelanggan ingin membayar, masuk ke menu Penerimaan Penjualan.

  3. Pilih nama pelanggan, klik Ambil, lalu centang dua dokumen sekaligus: invoice baru yang ingin dibayar DAN dokumen retur penjualan lama yang bernilai minus.

  4. Sistem otomatis akan mengurangkan total tagihan baru dengan nilai deposit retur tersebut.

Kesimpulan

Prosedur input retur penjualan Accurate Online dari faktur yang sudah lunas dirancang dengan sangat sistematis untuk menjaga kepatuhan hukum akuntansi. Dengan mengikuti panduan di atas, Anda tidak hanya berhasil merapikan mutasi keluar-masuk stok di gudang, tetapi juga memiliki pencatatan kas/bank dan posisi piutang pelanggan yang transparan dan bebas selisih.

Kemudahan-kemudahan penyelesaian kasus operasional yang fleksibel seperti ini merupakan salah satu dari sekian banyak keuntungan menggunakan Accurate Software Akuntansi dalam mendukung manajemen UMKM Anda yang bergerak dinamis.

Sebagai Partner Resmi Accurate Online, aplikasiumkm.com berkomitmen penuh untuk mendampingi bisnis Anda dalam menguasai seluruh fitur akuntansi digital. Mulai dari konsultasi alur pembukuan, setup awal database, pelatihan staf admin, hingga penyediaan lisensi resmi dengan penawaran terbaik. Hubungi tim ahli kami sekarang juga untuk membantu operasional UMKM Anda berjalan lebih otomatis dan profesional!

Baca juga: 

  1. Accurate Kalimantan
  2. Accuarate Makassar